Privacyverklaring
vzw Semper Ferraris leeft de GDPR na, de Europese Verordening 2016/679 rond de bescherming van persoonsgegevens. Wat dat voor jou betekent, lees je hieronder.
In het kort
Lidmaatschap
vzw Semper Ferraris bewaart jouw gegevens als je lid wordt. Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligde databank van vzw Semper Ferraris vzw, Dennenlaan 21, 3110 Rotselaar. We gebruiken jouw adresgegevens om je op de hoogte te houden van onze activiteiten, nieuws en standpunten. De gegevens worden tot maximum 5 jaar na het stoppen van je lidmaatschap bewaard.
Niet-leden
Neem je als niet-lid deel aan onze activiteiten of vraag je informatie aan, dan nemen we je gegevens op in een beveiligde lijst. Treed je gedurende 5 jaar op geen enkele manier meer in interactie met vzw Semper Ferrairs, dan worden je gegevens gewist. Ben je geïnteresseerd in onze werking en gaf je je uitdrukkelijke toestemming om op de hoogte gehouden te worden? Ook dan bewaren we je gegevens in een apart, beveiligd bestand. Je kan altijd laten weten die communicatie niet meer te willen ontvangen.
Uitgebreide privacyverklaring
Semper Ferraris hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg.
Semper Ferraris houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Semper Ferraris is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die je ons verstrekt. Indien je na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt kan je met ons contact opnemen:
Semper Ferraris vzw
Dennenlaan 21
3100 Rotselaar
info@semperferraris.eu
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze verkregen hebben. Deze doeleinden zijn:
Het beheer en de hernieuwing van lidmaatschappen
Het verzenden van het ledenblad
Het verzenden van e-nieuwsbrieven over onze werking en de resultaten
Het verzenden van uitnodigingen voor activiteiten
Het bekomen van prospectiedoelgroepen voor de ledenwerving, het opzetten van ledenwervingstrajecten en het verzenden van mailings voor giften- en ledenwerving
De toekenning van ledenvoordelen bij onze partners
De prospectie en opvolging van de contacten met kandidaat-erflaters en major donors
Het beheer en de opvolging van het vrijwilligersbestand en de bestuursmandaten
Het organiseren en evalueren van cursussen, webinars, campagnes en overige activiteiten
Statistisch onderzoek om onze werking te evalueren en te verbeterenDe boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers
Het bekomen van subsidies door de overheid
Semper Ferraris baseert zich daarbij op volgende gronden:
Uitvoering van een overeenkomst bv. bij lidmaatschap of bij inschrijving op een betaalde activiteit hebben we jouw gegevens nodig.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen bv. voor de boekhouding en voor subsidiereglementen zijn we verplicht om een aantal gegevens bij te houden.
Een afgewogen gerechtvaardigd belang, bv. om jou te kunnen informeren over onze werking en je uit te nodigen op onze activiteiten registreren we je mailadres.
Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Wij verwerken jouw gegevens enkel wanneer dit nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Semper Ferraris kan daarvoor volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:
Leden
Naam, adres en contactgegevens
Persoonskenmerken (geslacht, geboortedatum)
Automatische logging van de adreshistoriek
Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens lidgeld
Gezinslidmaatschap: partner
Overige info zoals aanbrenginfo en de reden van opzegging van het lidmaatschap
Abonnees nieuwsbrieven
Naam en mailadres
Persoonskenmerken (geboortedatum)
Voorkeuren nieuwsbrieven
Donateurs
Naam, adres en contactgegevens
Persoonskenmerken (geboortedatum)
Automatische logging van de adreshistoriek
Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens en begunstigd project
Indien relevant voor fiscaal attest: partner
Vrijwilligers
Naam, adres en contactgegevens
Persoonskenmerken (geslacht, geboortedatum)
Automatische logging van de adreshistoriek
Vrijwilligersfuncties, gevolgde vrijwilligersopleidingen
Deelnemers aan activiteiten
Naam, adres en contactgegevens
Persoonskenmerken (geboortedatum)
Automatische logging van de adreshistoriek
Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevensInteressegebieden
Kandidaat erflaters en major donors
Naam, adres en contactgegevens
Persoonskenmerken (geslacht, geboortedatum)
Informatie betreffende het legaat
Historiek van de contacten
Prospectiedoelgroepen voor ledenwerving
Naam, adres en contactgegevens
Leveranciers en commerciële partners
Naam, adres en contactgegevens
Financiële bijzonderheden zoals BTW-nummer of ondernemingsnummer, rekeningnummer
Bestelinformatie en gegevens inzake het betalingsverkeer
Bezoekers website
Bij elk bezoek aan onze website verzamelt Semper Ferraris persoonlijke informatie die nodig is om een optimale werking van de site te garanderen. Semper Ferraris maakt daarvoor gebruik van zogenaamde “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die tijdens je websitebezoek op de harde schijf van jouw computer worden gezet. Ze bevatten informatie zoals bijvoorbeeld jouw taalvoorkeur, zodat je die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan onze website. De meeste internetbrowsers zijn zo ingesteld dat ze cookies automatisch accepteren. Als u dat niet wilt, kan je via de browserinstellingen op uw computer reeds geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren.
Semper Ferraris maakt gebruik van:
Noodzakelijke en functionele cookies, bv. voor het voorkomen van dataverlies.
Performantie cookies met als doel het gebruiksgemak van de website te verbeteren.
Profiel cookies met als doel het surfgedrag bij te houden. De hierdoor gegeneerde informatie over je bezoek aan de website (met inbegrip van jouw IP-adres, tijdstip waarop je de site bezoekt, het type browser dat je gebruikt, de pagina’s die je raadpleegt en de bestanden die je downloadt) wordt gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen voor Semper Ferraris.
Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Semper Ferraris bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt of zoals wettelijk vereist is. Wij hanteren volgende bewaartermijnen na het laatste contact dat jij zelf met ons had:
Persoonsgegevens in de boekhouding (incl. leden- en donateursgegevens): 7 jaar of langer indien dit verplicht wordt
Overige gegevens van leden, vrijwilligers en sympathisanten: maximaal 5 jaar
Deelnemers activiteiten: max. 5 jaar
Abonnees nieuwsbrieven: max. 5 jaar
Kandidaat erflaters en major donors: max. 3 jaar na laatste contact
Prospectiedoelgroepen voor ledenwerving: max. 3 jaar na laatste contact
Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of verlies.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
Alle personen die namens Semper Ferraris van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een autorisatie- en authentificatiebeleid op al onze systemen.Wij gebruiken een virusscanner en installeerden een ‘firewall’.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We informeren onze vrijwillige over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Minderjarigen en gevoelige gegevens
Semper Ferraris verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen (-16 j) of persoonsgegevens die als gevoelig worden geclassificeerd, zoals medische of gerechtelijke gegevens.
Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?
Semper Ferraris beschouwt jouw gegevens als vertrouwelijke informatie en zal op geen enkel moment je gegevens verkopen of verhuren aan andere organisaties of bedrijven. Wij kunnen je gegevens wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Verder maken wij gebruik van een derde partij voor:
Het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en mailings
Het verzorgen en verwerken van enquêtes, bevragingen en info-aanvragen
Het verzorgen van de internetomgeving
Het verzorgen van een online giftentool
Met een beperkt aantal partners kan Semper Ferraris in het kader van een samenwerkingsovereenkomst persoonsgegevens uitwisselen voor de toekenning van ledenvoordelen aan onze leden.
Jouw rechten
Je hebt op elk moment recht op inzage, kopie en verbetering van je gegevens. Ook kan je je gegevens laten verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden. Daarvoor dien je een duidelijk verzoek te richten waarin je aangeeft wat je wenst te weten, verbeteren of verwijderen. Onze contactgegevens vind je onderaan elke pagina op de website. Om misbruik tegen te gaan, dient dit verzoek ondertekend en gedateerd te zijn en een kopie van de voorkant van je identiteitskaart te bevatten. Vragen tot het verwijderen van gegevens dien je specifiek te motiveren. Indien aan deze voorwaarden voldaan is, zal Semper Ferraris zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten.
Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je ons steeds verzoeken om deze verwerking te stoppen.
Ook kan je de door jou verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via info@semperferraris.eu.
Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Je vindt de contactgegevens op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijziging privacyverklaring
Semper Ferraris kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Elke wijziging zal via de website bekend gemaakt worden.